آيين نامه استفاده از سرويس پست الکترونيکي دانشگاه اصفهان
1) مقدمه
آيين‌نامه‌ي استفاده از پست الكترونيكي مجموعه ضوابطي است جهت حفظ امنيت و استفاده‌ي صحيح از امكانات و خدمات پست‌الكترونيكي دانشگاه اصفهان كه در اختيار مجموعه‌ي دانشگاهيان قرار داده مي‌شود.
اين آيين نامه در استفاده از پست الکترونيکي يک آيين نامه‌ي قطعي نيست، و كليه‌ي مقررات اداري- آموزشي سطح بالاتر موجود در استفاده از منابع و تجهيزات دولتي و محدوديت هاي قانوني ساعات كار مي توانند بر اين آيين نامه تأثير گذار باشند.
2) حوزه كاربرد
2-1) اين آيين نامه موارد زير را شامل مي شود:
1. خدمات پست الکترونيکي دانشگاه
2. حسابهاي کاربري ايجاد شده شامل تمام کاربران و راهبران سيستم پست الکترونيکي
3. ارسال و دريافت پست الکترونيکي حاوي عناوين، متون، آدرس هاي ذکر شده در نامههاي الکترونيکي و فايلها يا متنهاي پيوست شده
2-2) اين آيين نامه شامل موارد زير نمي شود:
1. سرويسهاي اينترنت غير از پست الکترونيکي
2. سرويسهاي پست الکترونيکي خارج از دانشگاه
3. نسخه‌هاي چاپ شده‌ي پست الکترونيکي
3) حق استفاده
سرويس ها و خدمات ارائه شده جهت استفاده‌ي كليه‌ي اساتيد، دانشجويان و كاركنان دانشگاه اصفهان بر اساس آيين‌نامه‌ي اعطاي خدمات اينترنتي به دانشگاهيان مي باشد. كليه‌ي كاربران بايد مقررات و ضوابط دانشگاه را رعايت نموده و به ضوابط داخلي واحدها و بخش هاي مختلف دانشگاه احترام گذارند، همچنين محدوديت ها، استانداردها و قوانين كلي كشور را رعايت نمايند.
4) امنيت
4-1) کاربران مسئول حفاظت از شناسه‌ي کاربري و رمز عبورشان هستند و از اين شناسه بايد در حدود اختيار داده‌شده استفاده کنند. هر کاربر در برابر کليه‌ي تعاملاتي که با استفاده از پست الکترونيکي و با اختيارات شناسه‌ي کاربري خود انجام مي دهد مسئول است.
4-2) دستيابي به شناسه‌ي کاربري نبايد به امانت داده شده يا فروخته شود.
4-3) كاربران بايد از نامههاي مهم و اطلاعات ضروري خود پشتيبان تهيه نمايند.
4-4) کاربران بايد راهنماهايي که از طرف مسئولين پست الکترونيکي دانشگاه جهت حفظ امنيت اطلاعات و سهولت در کار، روي وب سايت دانشگاه قرار داده مي شود را مطالعه و ابراز عدم آگاهي از موارد اعلام شده ننمايند.
4-5) همه‌ي کاربران بايد از ضد ويروس مناسب روي كامپيوترهاي خود استفاده نموده و مرتب آن را به روز نمايند.
4-6) کاربران بايد هنگام بازکردن نامه‌هايي که فرستندگان آنها را نمي شناسند هشيار بوده و پيوست نامههاي ناشناس را باز نکنند، در غير اينصورت حتماً آنها را ويروس‌يابي نمايند، کليه‌ي نامه‌ها و پيوست هاي رمز دار يا فشرده شده بايد رمز گشايي، باز و سپس ويروس‌يابي شوند.
5) محرمانگي
5-1) کاربران در استفاده از پست الکترونيکي براي نامههاي محرمانه بايد کاملاً محتاط باشند و نبايد گمان شود پست الکترونيکي کاملاً شخصي و محرمانه است.
5-2) نبايد بدون گرفتن مجوزهاي لازم جهت ارسال يا دريافت اطلاعاتي با محرمانگي سطح بالا، از سيستم پست الكترونيكي استفاده گردد.
5-3) بايد توجه کرد نامههاي محرمانه و حساس حتماً قبل از ارسال رمز نگاري شوند و حتي الامکان نامه‌هايي که داراي محرمانگي زيادي هستند توسط پست الکترونيکي به شبکه‌هاي خارجي ارسال نگردند.
5-4) کاربران نبايد نامههاي داخلي با محتويات حساس و محرمانه را به حسابهاي کاربري شخصي روي شبکه‌هاي خارجي ارسال نمايند. مگر اينکه در زمان هاي ارسال و ذخيره سازي رمز گذاري شوند.
5-5) سوء استفاده از اختيارات اداري و آموزشي و در اختيار قرار دادن بدون مجوز اطلاعات شخصي افراد يا تغيير اطلاعات به نفع يا ضرر صاحب آن، خلاف آيين نامه مي باشد و عامل محدوديت هاي بيشتري در دستيابي به اطلاعات براي فرد خطاكار است.
6) سوءاستفاده
سوء استفاده از آدرس پست‌الكترونيكي ممنوع است، در صورت مشاهده‌ي موارد سوء استفاده از آدرس پست الكترونيكي خود يا ديگران، مسئولين ذيربط کاملاً مجاز به باز پس‌گيري اين امكانات و خدمات مي‌باشند، موارد زير در اين زمينه قابل ذکر است :
6-1) سرويسهاي پست الکترونيکي نبايستي براي اهداف غير معقول مانند موارد زير استفاده شوند:
1. ارسال نامه‌ها و مطالب غير مجاز و آزار دهنده براي ديگران
2. فعاليتهاي تجاري، مگر آنكه طبق مقررات اجرايي دانشگاه تعريف شده و مجاز باشند.
3. دخالت در فعاليت کاربران
4. استفاده‌ي شخصي به نحوي كه با هدف سازماني مغاير باشد.
5. استفاده‌هاي مغاير با آيين نامه‌ها و سياست هاي دانشگاه
6. ارسال نامههاي زنجيره‌اي و نامههاي ناشناس
7. ارسال غير موجه يك نامه بصورت تكراري به يك يا تعدادي از گيرندگان
6-2) ارسال نامههاي الكترونيكي با شناسه‌ي کاربري ديگران ممنوع است.
6-3) آسيب رساندن به تجهيزات و امكانات مراکز ارائه کننده‌ي سرويس هاي پست الکترونيکي دانشگاه اصفهان ممنوع است.
6-4) استفاده از پست الکترونيکي براي فعاليتهاي غير قانوني اكيداً ممنوع است. ترساندن، اذيت و آزار، سرقت يا مبادرت به دستيابي غيرمجاز به اطلاعات، مبادرت به رخنه كردن روي هر سيستم ارتباطي الكترونيكي، مبادرت به قطع كردن هر نوع ارتباط الكترونيكي بدون داشتن مجوز، تخطي از حق كپي، استفاده از نام و آرم (دانشگاه) غير مجاز است.
7) بازرسي و دستيابي‌هاي مجاز
دانشگاه در موارد زير اجازه‌ي بازرسي و آگاهي از محتويات اطلاعات پست الکترونيکي کاربران را دارا مي‌باشد.
7-1) براساس قوانين حراستي دانشگاه
7-2) بر اساس قوانين آموزشي دانشگاه
7-3) احضاريه‌ي دادگاه
7-4) توسط شخصي كه اجازه‌ي چنين دستيابي را قانوناً دارا باشد.
7-5) دليل منطقي، مستند و قابل اثبات بر تخطي از قوانين و مقررات دانشگاه يا قوانين بالا دستي وجود داشته باشد.
7-6) محدوديت زماني و نياز بحراني كاري در دانشگاه در صورتي كه اطلاعات لازم در اين موارد به هيچ وسيله‌ي ديگري بدست نيايد.
در چنين مواقعي ابتدا مسئولين ذيربط سعي مي كنند بطور محترمانه از طريق پست الكترونيكي هر نوع بازرسي را به كاربرها اطلاع دهند، مگر اينكه در چنين بازرسي‌هايي، تذكر زيان آور باشد. كاربرها لازم است در مواردي كه براساس مقررات ضرورت دارد با چنين بازبيني‌هايي موافقت كنند، در غير اينصورت بدون موافقت آنان، با پيگيري هاي قانوني چنين بازرسي‌هايي انجام مي شود.
8) تخلفات
تخلفات بايد بصورت محرمانه به واحدهاي نظارت و سرپرستي گزارش داده شود تا در مورد آنها تصميم گيري شود. در صورت تخلف، امكان باطل شدن سرويس هاي پست الکترونيکي اعطا شده، ثبت در پرونده‌هاي علمي و پرسنلي، معرفي به كميته‌ي انضباطي دانشجويان، حراست دانشگاه، پيگيري هاي قضايي و موارد لازم الاجراء قانوني وجود دارد.